AVANT PROPOS

I - PRESENTATION DE l'ONG « MADASUN D.I.R.M. »

II - ORGANISATION DE l'ONG « MADASUN D.I.R.M. »

          2.1 - Rôle des organes

          2.2 - Rôle des cadres

          2.3 - Activités

          2.4 - Suivi et évaluation

III - RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES

          3.1 - Relations avec les bénéficiaires

          3.2 - Relations avec les partenaires financiers et/ou techniques

          3.3 - Relations avec l'administration publique

IV- GESTION DU PERSONNEL

          4.1 - Cadre institutionnel

          4.2 - Recrutement

          4.3 - Droits et devoirs du personnel

          4.4 - Politique salariale

Avant propos

Le fonctionnement efficace et efficient de toute structure ou institution nécessite, au plan interne une démarche cohérente dans la gestion administrative. C’est pourquoi le présent document décrit de manière générale le système de gestion administrative de l’ONG « MADASUN D.I.R.M. »

Il constitue le manuel de procédures administratives de l’ONG « MADASUN D.I.R.M. ». Les membres et le personnel de l’ONG « MADASUN D.I.R.M. » sont donc soumis au respect des règles prescrites dans ce manuel.

La procédure répond aux exigences des consignes d’exécution des tâches, à l’utilisation des documents disponibles, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion etc.

Sont aussi contenus dans la procédure, le système de contrôle à mettre en place, les autorisations et approbations. La hiérarchie, les règles à respecter, l’enregistrement et le traitement des opérations pouvant permettre d’assurer la fiabilité et la pertinence des informations font également partie du présent document.

I - PRESENTATION DE L’ONG « MADASUN D.I.R.M. »

1.1 - Genèse

L'Organisation Non Gouvernementale « MADASUN D.I.R.M. » est apolitique créée sur l’initiative de quelques personnes mobilisées et engagées pour que les objectifs du processus du Développement Humain Durable soient atteints.

L’idée de créer l’ONG « MADASUN D.I.R.M. » a pris corps après une réflexion approfondie et une concertation élargie entre ces personnes portant sur deux axes essentiels : 

A Une situation caractérisée par l’incertitude face à l'avenir des communautés humaines, et ce au regard et l'analyse des paramètres et considérations socio- économiques, politiques et environnementales qui caractérisent le monde contemporain.

A Une situation extrême de pauvreté dans laquelle vivent les membres des communautés défavorisées, des zones rurales et urbaines de Madagascar.

Après analyse et réflexions approfondies sur les faits qui marquent et façonnement le devenir de l'humanité tout entière, ils ont pris la résolution de contribuer à la réduction de la pauvreté et à l'amélioration conséquente des conditions de vie des populations par le biais d'une approche participative.

1.2 - Label « MADASUN D.I.R.M. »:

Œuvrons pour le développement durable pour tous

C'est quoi le développement durable ?

Le développement durable cherche à prendre en compte simultanément l'équité sociale, l'efficacité économique et la qualité environnementale. La combinaison de ces trois piliers s'appuie sur 4 principes fondamentaux :  

Les 3 piliers du développement durable

Efficacité économique, il s’agit d’assurer une gestion saine et durable, sans préjudice pour l’environnement et le social.

Equité sociale, il s’agit de satisfaire les besoins essentiels de l’humanité en logement, alimentation, santé et éducation, en réduisant les inégalités entre les individus, dans le respect de leurs cultures.

Qualité environnementale, il s’agit de préserver les ressources naturelles à long terme, en maintenant  les grands équilibres écologiques et en limitant des impacts environnementaux.

Les quatre principes fondamentaux

Les quatre principes fondamentaux

La solidarité entre les pays, entre les peuples, entre les générations, et entre les

membres d’une société : partager les ressources de la Terre avec nos voisins en laissant

à nos enfants. 

Par exemple : économiser les matières premières pour que le plus grand nombre en profite.

La précaution dans les décisions afin de ne pas causer de catastrophes quand on sait qu’il

existe des risques pour la santé ou l’environnement. 

Par exemple : limiter les émissions de CO2 pour freiner le changement climatique.

La participation de chacun, quelque soit sa profession ou son statut social, afin d’assurer la

réussite de projets durables. 

Par exemple : mettre en place des conseils d’enfants et de jeunes.

La responsabilité de chacun, citoyen, industriel ou agriculteur. Pour que celui qui abîme,

dégrade et pollue, répare. 

Par exemple : faire payer une taxe aux industries qui polluent beaucoup

1.3 - Devise :

Recherche – Action - Développement

MADASUN D.I.R.M dans sa méthodologie de travail adopte la MÉTHODE D'ORGANISATION 5S

La production à valeur ajoutée (PVA), qui a commencé à être implantée au Québec en 1990,

est une philosophie qui a pour objectif d'éliminer les activités à non-valeur ajoutée de tous les

aspects de la production ainsi que ses activités connexes pour produire ce qui est requis,

quand c'est nécessaire et en quantité demandée.

La méthode d'organisation 5S est l'un des outils de la production à valeur ajoutée. Cette

méthode, qui est décrite par cinq mots japonais dont la traduction en français commence par la

lettre S, permet d'avoir une organisation de travail efficace et propre. Le but des 5S est

d'organiser les lieux de production et les bureaux et d'éliminer les gaspillages. De plus, une

implantation efficace des 5S facilite l'implantation d'autres outils de la PVA comme la

maintenance productive totale (tpm), le management visuel et les détrompeurs.

Un moyen facile de déterminer l'attitude et la philosophie d'une entreprise envers l'amélioration

continue est de regarder ses activités d'organisation qu'il y a des problèmes plus profonds.

Comme le déclare Takashi Osada « Une entreprise en difficulté est une entreprise qui

n'applique pas avec rigueur les 5S ».

Pour mettre en relief l'importance des 5S, les entreprises japonaises ont adopté la couleur

blanche dans leurs usines. Ainsi, les machines, les murs, les bâtiments et même les

salopettes des opérateurs sont blanc pour accentuer la nécessité d'être propre, organisé et

compétitif.

Les 5S permettent de distinguer visuellement et facilement une situation normale d'une

situation anormale dans l'environnement de travail. Les 5S permettent de contrôler l'espace du

travail en déterminant, ce qui est nécessaire où c'est nécessaire. Ils déterminent les

emplacements des outils et du matériel et permettent de maintenir ces standards.

Plusieurs compagnies dans le monde ont déjà implanté les 5S. L'usine devient un outil de

marketing et de vente. Les clients sont impressionnés parce qu'ils savent qu'ils ont choisi

un bon fournisseur.

LES BÉNÉFICES DES 5S

À priori, l'implantation des 5S semble simple et son impact, léger. Cependant, cet outil est essentiel, car les 5S aident les entreprises à devenir de classe mondiale. L'impact des 5S est majeur sur:

- Les conditions de travail: Des postes de travail bien tenus, des allées de circulation dégagées et des outils bien rangés sont quelques éléments qui réduisent les risques d'accidents. Ils améliorent la santé et la sécurité personnelles et ils jouent un rôle important dans la prévention des accidents. De plus, les 5S améliorent l'appropriation de l'espace de travail.

- La productivité: L'élimination des outils inutiles et le maintien de postes de travail propres contribuent à l'élimination des gaspillages. Le temps perdu à rechercher des outils, de l'information ou autres sera minimisé et même éliminé. 

- Le management visuel: L'utilisation des silhouettes pour placer les outils, des étiquettes pour identifier des étagères ou des tiroirs, de la signalisation pour marquer le plancher et les départements sont quelques façons de rendre l'usine plus visuelle, donc plus facile à gérer et à garder organisé

- La qualité des produits: Des copeaux et des salissures qui s'infiltrent dans les machines ou dans les ordinateurs pourraient causer une panne, une erreur ou une défaillance. Les 5S traitent la cause principale de ces complications et ainsi permettent d'éliminer ces problèmes à la source. 

- Les pannes des machines: Des inspections quotidiennes combinées avec un programme de nettoyage permettent de garder les machines en bon état et de prévenir les pannes. De plus, des paramètres et spécifications clairement affichés réduisent les risques d'erreurs et les pannes, et permettent une transition vers l'auto-maintenance.

1.4 - Logos de  « MADASUN D.I.R.M. » : La carte de Madagascar avec ses régions en synergie avec « MADASUN  D.I.R.M. »

1.5 - Objectif global

L'ONG « MADASUN D.I.R.M. » a pour objectif global de promouvoir le développement durable à l’échelle nationale par le biais d'une nouvelle approche d’intervention et de gestion concertée et participative des ressources existantes et disponibles

« MADASUN D.I.R.M. » vise à :

1.Appuyer le développement du monde rural, périurbain et urbain ;

2- Contribuer à la mise en œuvre des politiques nationales de développement rural et  urbain

3- Elaborer et gérer des projets au profit des couches vulnérables ;

4- Capitaliser et vulgariser les expériences de développement durable ;

5- Assurer un environnement sain à travers la gestion rationnelle et durable des  ressources naturelles et la réduction de la pollution ;

6- Assurer une vigilance particulière sur les questions d’environnement, des risques  climatiques, géologiques et du développement durable ;

7- Apporter un appui aux institutions, entreprises nationales et internationales sous   forme de services, d’assistance- conseils ;

8- Promouvoir l’égalité et l’équité au sein des communautés

9- Appuyer toutes les actions des institutions nationales et internationales allant dans le  sens de la lutte contre la pauvreté et la protection de l'environnement aux fins du    développement durable ;

10- Renforcer les capacités des acteurs, groupements des femmes et autres groupes  cibles pour leur plus grande efficacité dans la mise en œuvre et la gestion des initiatives  de développement à la base.

1.6 - Moyens & Stratégies Opérationnelles

La stratégie de « MADASUN D.I.R.M. » est orientée sur le renforcement des capacités techniques, matérielles, organisationnelles des couches vulnérables pauvres et l’élévation de la conscience environnementale des communautés à la base par :

Ø Appui à la consolidation de la gestion des programmes de développement ;         

Ø Participation nationale et internationale aux dialogues sur les politiques et                                    programmes ;    

Ø Génération, traitement et partage d’information au bénéfice des couches                                    vulnérables ;

Ø Approche holistique des problèmes du développement ;

ØLa formation des ressources humaines dans tous les compartiments du  développement humain durable ;

ØL'élaboration des stratégies de valorisation des ressources disponibles à travers des projets intégrateurs et respectueux de l’environnement ;

Ø L'organisation des séminaires et conférences, la réalisation des études, enquêtes et consultations ;

Ø La promotion des technologies propres et appropriées ;

Ø Le développement des activités socio-économiques génératrices de revenus ;

ØLa création des projets démonstratifs et des centres de formation ou fermes- écoles ;     

Ø La recherche, l’expérimentation et la vulgarisation ;

Ø L'édition et la publication des données sur le cadre de vie et sur les questions touchant au bien-être des populations tant rurales qu’urbaines etc.

1.7 - Instances de décision

L’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration

1.8 - Organe d'exécution

La Direction Exécutive et les antennes régionales

1.9 - Dispositif de vérification

Le Comité de Contrôle et de Vérification

II - ORGANISATION DE l'ONG « MADASUN D.I.R.M. »

2.1- Rôle des organes

Les Organes de l’Organisation sont :

1. L’Assemblée Générale ;

2. Le Conseil d’Administration ;

3. La Direction

4. Le Comité de Contrôle et de Vérification ;

1 - Le rôle de l’Assemblée Générale

Assemblée Générale – Attributions

L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’Organisation. Elle est composée de tous les membres de « MADASUN D.I.R.M. » régulièrement inscrits sur le registre.

L’Assemblée Générale est chargée de :

* Prononcer l’admission ou l’exclusion des membres ;

* Adopter les Statuts et le Règlement Intérieur de« MADASUN D.I.R.M. »;

* Elire les membres du Conseil d’Administration et du Comité de Contrôle et de vérification

* Fixer le taux de cotisation annuelle ;

* Déterminer la politique générale et les objectifs prioritaires de« MADASUN D.I.R.M. »

* Adopter les activités de l’Organisation dans l’espace et dans le temps dans le respect                    de l’objectif global ;

* Donner quitus au Conseil d’Administration ;

* Délibérer sur toutes autres questions inscrites à l’ordre du jour.

     2 - Rôle du Conseil d’Administration (CA)

Le Conseil d’Administration est l’organe de gestion de la politique générale de l’Organisation. Il est chargé de :

- Veiller à l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale et à la gestion des biens de l’organisation ;

- Apprécier les rapports annuels d’activités et financiers de l’ONG ;

- Nommer le directeur exécutif parmi les membres actifs de l’organisation. Cette personne doit être expérimentée en développement et en gestion de projet. En cas de non disponibilité au sein de l’organisation des compétences requises, il peut procéder à un recrutement externe.

- Proposer à l’AG les grandes orientations ;

- Préparer les réunions de l’AG ;

- Examiner les demandes d’adhésion des nouveaux membres avant de les soumettre à l’AG 

-  Adopter les projets de budgets avant de les soumettre à l’AG ;

-  Défendre et protéger les intérêts de l’ONG ;

- Représenter l’ONG devant les instances politiques et administratives de tous les pays et les organisations internationales. A cet effet, il peut donner mandat à un ou plusieurs de ses membres. Il peut en cas de besoin mettre en place des commissions des groupes de travail spécialisés chargés d’exécuter des tâches spécifiques ou des projets.

3 - Attributions de la Direction

La Direction assure l’exécution des décisions du Conseil d’Administration. Elle est l’organe exécutif de l’Organisation. De manière plus détaillée :

- La Direction prépare les rapports d’activités et fait le bilan financier à l’attention du Conseil d’Administration ;

- La Direction fait au Conseil d’Administration des suggestions relatives à la vie et aux activités de l’Organisation ;

- La Direction prend toute décision nécessaire et conforme aux intérêts de l’Organisation dans l’intervalle des réunions du Conseil d’Administration ;

- La Direction peut être sollicitée à tout moment par le Président en matière de relations extérieures ;

- La Direction élabore et propose au Conseil d’Administration les politiques et modalités de recrutement du personnel ;

- La Direction coordonne les activités des Représentations Nationales.

4 - Comité de Contrôle et de Vérification

Le Comité de Contrôle et de Vérification organise l’audit de l’Organisation au moins une fois l’an. 

2.2 - L'organigramme de« MADASUN D.I.R.M. » et les responsabilités

1. Le rôle du Directeur Exécutif

Il est chargé de :

a. Coordonner la recherche de financement des programmes et projets

b. Coordonner la gestion administrative, financière et technique de l'ONG. Lorsque le Directeur est empêché ou en mission, ce dernier désigne par arrêté son intérimaire. Ledit arrêté précise le champ d'action de l'intérimaire.

2. Rôle du Responsable Administratif et Financier

La fonction du Responsable Administratif et Financier est d'organiser et   de veiller à la gestion aussi bien administrative que financière de l'ONG. Il assure l'intérim du Directeur Exécutif en cas d'absence de celui-ci.

3. Le Comptable

Sa fonction est d'assurer la gestion comptable de la Direction Exécutive. Il est l'intérimaire du Responsable Administratif et Financier spécifiquement pour le traitement des affaires financières et comptables courantes en cas d'absence de celui-ci.

4 - Le rôle du Chargé de Programme

Il a pour fonction d’assurer la conception, la programmation et la   planification des projets. Il assure l'intérim du Chargé de suivi-évaluation dans la gestion courante des affaires de l'ONG. Il assure l'intérim du Responsable Administratif et Financier dans la gestion des affaires de l'ONG sauf dans les affaires financières et comptables.

5 - Le rôle du Chargé de Suivi-Evaluation

Il a pour fonction d'assurer le suivi et l'évaluation de toutes les activités techniques, la conception, la programmation et la planification des projets. Son intérim est assuré par le Chef du département des Etudes, de la Formation et de la Recherche.

6- Le rôle du Coordonnateur d'antenne

Le Coordonnateur d'antenne a pour fonction d'assurer la coordination administrative et financière de l'antenne, la coordination de toutes les activités réalisées dans le rayon de l'antenne, la sensibilisation et l'information sur les objectifs. Il prépare des rapports circonstanciés sur les activités et projets réalisés dans son aire de supervision et de couverture.

7- Le rôle des Animateurs-Formateurs

Les Animateurs-Formateurs ont pour fonction d'assurer l'exécution des projets sur le terrain et l'autopromotion communautaire. Ils ont l'obligation d'entretenir de bonnes relations avec les populations à la base. Leurs actions sont mentionnées dans un rapport mensuel spécifié valablement rédigé et en utilisant des indicateurs appropriés qui indiquent les niveaux de résultat atteints. Par ailleurs, des propositions sont faites à la lumière des données du terrain et ou des circonstances spécifiques.

8 - Le secrétaire

Il est chargé de la saisie, de l'archivage, de l'enregistrement des courriers et donc de la gestion du "classeur arrivé" et du "classeur départ". Il centralise les documents de l'ONG et organise le secrétariat pour que celui-ci soit suffisamment opérationnel. Il est également chargé de la transmission des documents, des contacts téléphoniques standards et gère le livre journal de l'ONG. Il prépare une synthèse des activités hebdomadaires de « MADASUN D.I.R.M. » au regard des données disponibles au siège social.

9 - Le gardien

Il assure la sécurité des lieux et l'entretien des locaux.

10 - Les Départements techniques

Pour une plus grande efficacité, il est crée des Départements spécifiques et techniques au sein de la Direction Exécutive. Ils sont consultés et donnent leur avis technique sur les différents projets ou activités de « MADASUN D.I.R.M. ».Ils proposent des projets d'envergure dans leur domaine de compétence tout en élaborant des rapports circonstanciés selon une périodicité définie .

< Département chargé de la "Décentralisation et Promotion des Initiatives de Base (DPIB)".

 Il arbitre sur tout ce qui est relatif à la décentralisation et processus de développement à la base. Il propose des stratégies d'intervention innovantes au regard de données du terrain et des évolutions connues. Il évalue le processus de la décentralisation à l'échelle nationale et dresse un état des lieux sur le développement des collectivités décentralisées. Se basant sur les priorités étatiques et ou sur celles des institutions, partenaires au développement, il élabore des projets novateurs et ce, en tenant grand compte des aspirations locales de développement. En plus, ledit Département doit élaborer des indicateurs précis pour une évaluation du chemin parcouru au niveau de l'ONG ainsi qu'au niveau national. En somme, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de la décentralisation et sur le processus du développement local. Ledit rapport après validation est publié par « MADASUN D.I.R.M. » ou grâce à un appui des partenaires de l'ONG.

< Département des "Etudes, de la Formation et de la Recherche (EFR)".

Il est  chargé d'identifier les axes majeurs de formations dans les divers domaines d'intervention de « MADASUN D.I.R.M. ». Il s'occupe du renforcement des capacités des collectivités et des groupes organisés. Il assure la coordination d'un spécial report global sur les activités portant sur  une année d'exercice. Du reste, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur  les activités de « MADASUN D.I.R.M. ». Le Département collecte les informations nécessaires sur la vie des acteurs clés qui interviennent pour le développement de Madagascar. Un rapport sanctionne le travail accompli. Ledit rapport     après validation est soumis aux institutions indiquées, et publié par « MADASUN D.I.R.M. ou grâce à l'appui d'une institution partenaire

< Département des "Actions Environnementales et Protection de la Famille (AEPF)".

La mission essentielle de ce département est de favoriser chez les malgaches l'éco réflexe et le sens de la protection de l'environnement. Il propose des projets pertinents de protection et ou de restauration des aires fragiles et plus généralement des composantes de l’environnement Il travaille à l'implication effective d'une société civile dans le domaine de protection de l'environnement; à travers des projets de restauration et de renforcement des capacités des groupes organisés, des entités décentralisées et plus généralement des communautés. En plus le Département assure la promotion des droits de l'homme, engage des actions visant la protection de la famille et la promotion de l'approche genre. En somme, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de l'environnement et une synthèse critique réalisée sur les avancées enregistrées dans le domaine de sa protection. Ledit rapport après validation est publié par«MADASUND.I.R.M.» ou grâce à un appui des partenaires de l'ONG.

< Département "Développement Agricole et Innovation Technologiques (DAIT)".

Il a en charge le développement du monde rural malgache. Il formule des projets intégrés pertinents, certes, respectueux de l'environnement, visant une amélioration de la production nationale et partant une augmentation du niveau des revenus agricoles ; à travers la mise en œuvre des technologies d'exploitation rationnelle et innovantes, qui doivent être basées autant que peut se faire sur les techniques endogènes d'utilisation des terres et d'exploitation agricole. Il assure la vulgarisation et la formation des groupes organisés dans son domaine de compétence. Du reste, le Département, chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de l'agriculture au niveau national et sur les projets d'agriculture durable (agro-pastoraux et piscicoles) exécutés par « MADASUN D.I.R.M ». Ledit rapport après validation est publié par  « MADASUN D.I.R.M » ou grâce à un appui des partenaires de l'ONG.

2.3 - Activités de l'ONG « MADASUN D.I.R.M »

L'ONG « MADASUN D.I.R.M » mène deux ordres activités :

Des actions de développement qu'elle initie, finance et met en œuvre d'une part, et celles subventionnées par des partenaires d'autre part ;

Des services qu'elle prête et/ou des consultations qu’elle réalise.

1 - Les activités subventionnées

 L'ONG « MADASUN D.I.R.M » doit en priorité identifier, concevoir et élaborer des projets et/ou programmes au profit des groupes cibles. Une fois les projets/programmes élaborés, elle doit à défaut de les exécuter sur fonds propres,

rechercher et trouver de financements pour leur exécution, leur suivi et évaluation en faveur des groupes cibles que constituent les populations à la base.

 2 - Les activités génératrices de revenus

 L'ONG « MADASUN D.I.R.M » doit rechercher et mener des activités génératrices de revenus en vue d'accroître et de diversifier les ressources ; à travers la création de micro-entreprises, prestation de service etc. Les revenus générés ne peuvent pas être partagés comme dividendes mais doivent contribuer à la gestion de l'administration et des activités de l'ONG.

2.4 - Suivi et évaluation

La mise en place d'un système de suivi et évaluation est essentielle pour maximiser les résultats des activités initiées par l'ONG  « MADASUN D.I.R.M » et réaliser ses objectifs de façon efficace. Le développement et la maintenance d'un tel système doivent permettre d'évaluer régulièrement les points faibles des activités de l'ONG« MADASUN D.I.R.M », afin de tirer toutes les leçons des expériences vécues et d'améliorer les performances futures. Autrement dit, ce système permet à l'organisation de corriger à tous les niveaux, les écarts observés entre les prévisions et les réalisations dans l'exécution des activités afin de garantir l'atteinte des objectifs de l'Organisation.

Le suivi-évaluation est donc conçu comme un instrument de gestion de «MADASUN D.I.R M». Il fournit les informations nécessaires au pilotage et à l'exécution des programmes sur la base des données de la planification, en assurant la transparence.

1 - Les bases du système de suivi-évaluation

Le système est basé sur tous les documents et informations relatifs :

Ø Aux manuels de procédures ;

Ø Au plan opérationnel ;

Ø Au plan de travail par Département ;

Ø Aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc.

2 – Les champs de suivi-évaluation

Le suivi-évaluation s'opère à trois niveaux : 

± Performance du management de « MADASUN D.I.R.M », indépendamment de son mandat : répartition des responsabilités, organisation du travail, gestion du personnel, gestion comptable et financière, de      gestion administrative, compétence et performance du personnel, relations publiques.

±  Performance de l'Organisation dans l'exécution des activités inhérentes à son but : collaboration avec les groupes cibles, identification de microprojets, élaboration des dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles, suivi des micro- projets, capacités de répondre aux demandes des bénéficiaires, appui technique et financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.

±Impact des activités réalisées par l'Organisation : utilisation des infrastructures réhabilitées ou construites, application de nouvelles compétences acquises, ouverture à la solidarité communautaire, amélioration des conditions de vie des groupes cibles.

3 – Responsabilité du suivi-évaluation   

Le premier niveau relève de la responsabilité du Directeur Exécutif. Les 2èmes et 3èmes niveaux relèvent de la responsabilité du Chargé de Suivi et du Chargé de Programme qui seront appuyés par les responsables de la Direction et des Départements. A la création des antennes, la responsabilité quotidienne du suivi du 2ème et 3ème niveau sera déléguée au coordinateur d'antenne.

Toutefois, les chargés de suivi et de programme seront responsables de la coordination des 2èmes et 3ème niveau de suivi et évaluation. Les séances d'auto-évaluation sont préparées et effectuées sous la Direction du Directeur Exécutif, du Chargé de suivi, du Chargé de Programme, et des Responsables d'antennes. Les études d’impacts et les évaluations à mi-parcours sont préparées par les chargés de suivi et de programme.

4 – Le suivi sur la base d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs

La nécessité de coordonner les activités des antennes départementales avec la Direction nationale et le souci de transparence imposent que le système de suivi et évaluation soit en même temps un outil de pilotage et un instrument viable de communication.

Des indicateurs quantitatifs préalablement définis permettent de synthétiser l’information et de mettre en évidence les écarts par rapport aux précisions initiales. L’exercice doit permettre d’obtenir :

* Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères financiers (taux d’exécution budgétaire, tranche décaissée et à décaisser) ; 

* Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères techniques (traitement du dossier, phase d’exécution du projet) ;

* Des indicateurs de performance décrivant l’écart entre la réalisation de l’activité et les objectifs initialement définis. Les indicateurs quantitatifs doivent être complétés par les indicateurs qualitatifs avec les partenaires afin de cerner les aspects qui demandent une approche plus sensible et nuancée (relation avec bénéficiaires, qualité du plan d’opération, degré d’appropriation de la microréalisation, fonctionnement des comités de gestion et de suivi etc.).

5 – Méthodes de suivi « MADASUN D.I.R.M »,

On distingue les méthodes suivantes :

- La réunion : elle est un cadre de partage d’informations, de mise en commun, de partage de décision, de compte rendu, de planification d’activités. Elle est hebdomadaire et mensuelle. Toutefois des réunions extraordinaires peuvent être initiées par la Direction Exécutive.

- L’observation directe : elle est souvent faite sous forme de visite. Elle est utilisée soit pour observer des réalisations, soit des activités spécifiques.

- L’exploitation des rapports d’activités, des fiches de programmation de suivi et de mission et le livre journal de l'ONG etc.

6 – Les rapports

Chaque trois mois, des rapports d’activités de chaque programme doivent être élaborés et adressés au Conseil d’Administration et aux partenaires. Ces rapports sont rédigés par les animateurs formateurs, les chargés de programmes et de suivi. Les rapports de mission sont élaborés dès mission terminée. En effet, dans le cadre des missions, les 25% des frais ne sont remboursés qu'après dépôt du rapport.

7 – Evaluation Chaque semestre,                            

« MADASUN D.I.R.M » organise une auto-évaluation administrative et financière. A la fin de chaque exercice, « MADASUN D.I.R.M » commandite un audit externe pour l'appréciation de ses comptes. Chaque année, une étude d'impact des projets doit être réalisée avec ou sans les partenaires financiers. Cette évaluation doit permettre de déterminer les changements au niveau :

© De l'utilisation des infrastructures construites ou réhabilitées ;

© Des compétences des communautés à la suite de la réalisation de micro- projets (dans la gestion et l'entretien). 

A la fin des réalisations (infrastructures, formations, promotion des activités génératrices de revenus), une évaluation doit être organisée avec tous les intervenants pour tirer des leçons de l'expérience.

III - RELATION AVEC LES PARTENAIRES

3.1 – Relation avec les bénéficiaires

 L'ONG « MADASUN D.I.R.M » est un outil de développement et d'auto promotion communautaire. A cet effet, elle doit toujours veiller à jouer un rôle d'éveilleur, d’inducteur et d'accompagnateur en vue d'un développement humain durable. En aucun cas, l'ONG « MADASUN D.I.R.M » ne doit prendre la place, ni jouer le rôle des communautés à la base. Pour ce faire, l'ONG « MADASUN D.I.R.M » doit toujours utiliser des techniques et méthodes participatives dans une vision d'implication maximale des véritables concernés pour éviter de pérenniser sa présence dans ses milieux d'intervention.

3.2 – Relation avec les partenaires financiers et ou techniques

« MADASUN D.I.R.M » doit veiller à développer son identité personnelle. Elle doit identifier, concevoir et élaborer des programmes propres qui tiennent bon compte de sa vision, sa mission, son but et ses objectifs et négocier des partenaires en fonction de ses programmes de base. « MADASUN D.I.R.M » doit entretenir des relations assez professionnelles avec ses partenaires selon les normes administratives requises.

3.3 – Relation avec l’administration publique

L’ONG « MADASUN D.I.R.M » doit respecter les politiques générales et sectorielles du gouvernement. L’ONG « MADASUN D.I.R.M » doit apporter sa contribution à l’élaboration des politiques générales et sectorielles relatives à ses domaines de compétence

Sur le terrain, L’ONG « MADASUN D.I.R.M » doit entretenir de bonnes relations de collaboration avec toutes les structures publiques décentralisées

IV- GESTION DU PERSONNEL

4.1 - Cadre institutionnel

ŸLe cadre juridique pour la gestion du personnel et pour les relations de travail est le droit du travail sauf s’il y a des dispositions légales statutaires ou des dispositions découlant d’une convention de travail contraire ;

ŸLe contrat de travail est une condition sine qua non à l’embauche d’un employé. Il doit être aussi précis que possible. La durée est d’un an renouvelable ;

ŸLe directeur exécutif, le secrétaire administratif et les responsables d’antennes, assurent les tâches de gestion du personnel de l’ONG « MADASUN D.I.R.M »

4.2 - Recrutement

§Le recrutement à l’ONG « MADASUN D.I.R.M » doit se faire par un test conduit par un jury présidé par le directeur exécutif pour les postes d’agents de maîtrise. Pour le poste de secrétaire administratif et financier, les résultats du jury sont transmis au Conseil d’administration pour approbation.

§ Pour le reste du personnel, la Direction exécutive peut délibérer toute  seule.

§Conformément à l’article 24 des statuts, le directeur exécutif est nommé ou recruté par le Conseil d’Administration.

§Pour chaque poste à pourvoir, un profil détaillé doit être défini pour orienter les candidats et les organes chargés de la sélection.

§Le processus de recrutement (le test) doit être bien défini dans la convention collective du travail du personnel de l’ONG « MADASUN D.I.R.M » pour tous les postes à pourvoir y compris ceux dont la Direction exécutive à compétence.

4.3 - Droit et devoirs du personnel - Rémunération et avantages

§ La rémunération doit être fixée et comparable aux traitements dans des Institutions similaires ;

§La fixation de la rémunération doit rendre possible l'augmentation annuelle liée à la performance ;

§Les avantages les plus importants à garantir sont 

                        - La protection sociale ;

          - Les moyens adéquats du travail ;

          - Un cadre agréable de travail.

4.4 - La formation

La formation du personnel est une exigence à l'Organisation. Elle vise l'amélioration des compétences des cadres. Elle doit être encouragée et soutenue par l'Organisation.

La formation est essentiellement de courte durée et peut se faire même à l'extérieur du pays. L'Organisation doit avoir un plan de formation pour son personnel cadre. Chaque année, l'Organisation doit accorder une attention particulière à l'élaboration d'un budget de formation.

4.5 -Les obligations

Le personnel doit accomplir les tâches à lui confiées avec efficacité, conscience, responsabilité et abnégation ;

L'évaluation des employés doit être corrective mais pas répressive. Cependant, le dispositif des sanctions doit être mis en place et appliqué au besoin. La convention collective du travail du personnel aménage ce système de sanctions et précise les modalités de son application.

4.6 - Politique salariale

La présente politique porte sur les catégories professionnelles, la grille des salaires applicables au personnel ; la nature des primes, les indemnités et avantages à allouer au personnel. Les catégories professionnelles

Le personnel de l’ONG « MADASUN D.I.R.M. » comprend ;

€ Des agents conventionnés ;

‚ Des agents contractuels ;

‰ Des agents en position de détachement.

 Le personnel est réparti en trois groupes :

Ž Groupe I: les cadres (Techniciens supérieurs et assimilés, Ingénieurs, Administrateurs)

Œ Groupe II : les agents qualifiés, de maîtrise et assimilés ;

” Groupe III : les agents d’exécution (manœuvres, ouvriers, chauffeurs, employés).

 La classification

Le personnel de «  MADASUN D.I.R.M. » est classé dans les différentes catégories de la classification professionnelle en fonction de leurs qualifications et ou de l’emploi  qu’il occupe. Chaque catégorie professionnelle comprend douze (12) échelons. Le personnel évolue par le jeu de l’avancement et de la promotion.

Avancement

L’avancement est le passage d’un échelon inférieur à un échelon supérieur dans la même catégorie. L’avancement s’effectue par le système de l’ancienneté. Il s’applique par le pourcentage de 2% après deux années de service et à partir de la troisième année, de 1% par année supplémentaire de service. Le pourcentage maximum de la prime d’ancienneté est de 25%. Le pourcentage s’applique au salaire de base correspondant à la classe du personnel. L’avancement est constaté le 1er jour suivant la date à laquelle le personnel remplit la condition d’ancienneté requise. La décision d’avancement est prise par le directeur exécutif de l'organisation après avis d’une commission d’avancement composée du :

‚ Directeur Exécutif ;

‚ Du chargé de la gestion du personnel ;

‚ Du supérieur hiérarchique du personnel.

Promotion

La promotion consiste en un passage d’une catégorie ou échelle inférieure à une catégorie ou échelle supérieure. Elle peut intervenir :

¥ À l'issue d'une formation professionnelle qui améliore significativement les compétences et aptitudes du personnel et utiles à l'organisation ;

œµ à la suite de concours professionnels organisés par l'ONG ;

N Au choix du Directeur Exécutif sur proposition des chefs hiérarchiques en fonction de l'ancienneté et des notes annuelles du personnel ;

i En cas de vacance ou de création de poste. Pour bénéficier de promotions prévues au 4ème et 3ème point, le personnel doit avoir occupé pendant au moins trois (3) ans un emploi de la catégorie ou échelle immédiatement inférieure. Le personnel promu est reclassé dans sa nouvelle catégorie à l'échelon correspondant au salaire immédiatement supérieur à l'ancien. En cas d'augmentation d'échelon, le gain résultant de la promotion ne peut être inférieure à 20000MGA auquel cas l'intéressé bénéficiera d'un avancement automatique d'échelon.

Les frais accessoires

a-    Les frais de mission

Les frais de mission en MGA sont accordés par catégorie de personnel :

Les frais de mission ne sont pas obligatoirement à justifier. Mais le décaissement de la dernière tranche (25%) est conditionné par le dépôt du rapport de mission.

b. Les frais pendant les stages

Lorsque les nécessités de service l'exigent, le personnel remplissant des conditions d'instruction générale appropriée peut être désigné pour effectuer des stages de formations professionnelles, de perfectionnement ou de recyclage soit à Madagascar soit à l’étranger. Tout stage doit être autorisé par l'Organisation. Pendant la durée du stage, le stagiaire en plus des éventuels frais de stage perçoit :

a L’intégralité de son salaire ;

a Toutes les indemnités prévues et avantages sociaux.

Tout agent qui effectue un stage non autorisé doit démissionner de son poste ou est considéré comme ayant abandonné son poste. Le stage ne donne pas automatiquement droit à une promotion.

c.-Le détachement

Un personnel de l'ONG « MADASUN D.I.RM. » peut être circonstanciellement détaché pour des services à un tiers. Dans le cas d'espèce, il perçoit les 2/3 et reverse le 1/3 des honoraires auxquels il a droit.

d. - indemnités et primes

D1. Indemnités pour heures supplémentaires

Le personnel de l'ONG  a droit à des indemnités d'heures supplémentaires conformément à l'article 27 de la Convention Collective du travail du personnel de l'ONG MADASUN D.I.R.M. Toutefois, les heures supplémentaires ne donnent droit à aucune indemnité pour :

- le Directeur Exécutif ;

- le Secrétaire Administratif ;

- le Responsable Administratif et Financier ;

- le Chargé de Programme ;

- le Chargé de Suivi ;

- les Coordonnateurs d'antennes.

D2. Indemnité de responsabilité

Une indemnité de responsabilité est allouée mensuellement à tous ceux qui n'ont pas droit aux indemnités d'heures supplémentaires.

D3. Moyens de transport

Le Directeur Exécutif bénéficie d'un véhicule de fonction avec dotation de carburant à hauteur de 50.000 MGA par semaine. Les autres cadres, collaborateurs directs du Directeur pourront être dotés de véhicules de service.

D4.Prime annuelle de rendement

A la fin de chaque année, il est attribué une prime de rendement aux deux (2) meilleurs employés de l'année. Le montant de la prime est décidé par le Directeur Exécutif.

                                                         Fait à Antananarivo, le 25 mars 2016

 Le Président,

                                                              RAMANANARIVO Olivier